Receipts Space 3.0

Ideen im Kopf, Belege auf dem Tisch? Während du von frischen Ideen und interessanten Projekten träumst, klopfen Belegberge und Jahresabschluss schon wieder ungeduldig an deine Tür?

Mehr Zeit für das Wesentliche – mit Receipts Space 3.0.

Unser neuestes Update macht deinen Kopf frei. Entdecke die neue Revisionskonformität, das informative Dashboard und den “Belege-Merge” für deinen produktiven Workflow. Mit smarten Ordnerbibliotheken für eine reibungslose Synchronisation, Liquid Glass-Look-and-Feel und einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird das Belegmanagement zum Nebenschauplatz.

Neuer Look für deine Einstellungen: Klick statt Scroll

Vergiss langes Suchen in einer endlosen Übersicht! Die Bibliothekseinstellungen haben ein komplettes Make-over bekommen. Dank der neuen Tab-Navigation springst du jetzt direkt zum Ziel, statt dich mühsam durchzuscrollen.

Zudem haben wir den Reiter „Allgemein“ordentlich aufgerüstet:

Anzeigename für Änderungen

Wer war’s? Dein persönlicher Anzeigename - Ab sofort kannst du festlegen, welcher Name bei deinen Änderungen hinterlegt wird – ob dein Vorname oder die Bezeichnung deines Geräts (z. B. „Mac“). So siehst du im Verlauf auf den ersten Blick, wer wann wo Hand angelegt hat.

Revisionskonformität / GoBD

Sicher ist sicher: Die “Revisionskonformität” unterstützt dich bei der ordnungsgemäßen Ablage von Belegen und Dokumenten, wie sie in Deutschland in den GoBD beschrieben ist.

• Lückenloser Verlauf - Wer hat’s geändert? Ein Blick in die neue Verlaufs-Zeitleiste unten rechts verrät dir sofort alles über das „Wann, Was und Wer“.
• Der Beleg-Safe - Aktiviere “Revisionskonformität”: Deine Einträge werden mit der Bestätigung “abgeschlossen” und somit besonders geschützt. Alles ist schreibgeschützt – nur Notizen, Schlagworte und Markierungen lassen sich noch flexibel anpassen.
• Volle Transparenz - Du musst doch nochmal ran? Kein Problem! Das Aufheben des Schreibschutzes ist möglich, wird aber sauber protokolliert

Pro-Tipp: Schau dir für das „große Ganze“ unsere Details zur Revisionskonformität an und denkt dran, auch andere Bereiche deiner Geschäftsprozesse GoBD-fit zu machen.

Duplikatserkennung

Keine Doppelgänger - Receipts Space passt auf: Doppelte Belege werden beim Import erkannt und markiert.

• Nun entscheidest du: Wenn du Duplikate doch ein zweites Mal brauchst, schalte das Feature einfach in den Einstellungen aus.
• Manuelle Kopie: Mit der Funktion „Duplizieren“ kannst du jederzeit selbst Einträge verdoppeln.

Automatische Währungsumrechnung

Umrechnung nach Maß - Standardmäßig rechnen wir Fremdwährungen tagesaktuell für dich um. Du hast eigene Kurse aus deinen Kontoauszügen? Dann schalte die Automatik einfach ab und trage deine Werte individuell ein.

Standard Dokumenttyp

Bisher war „Ausgabe“ gesetzt – das kannst du jetzt ändern: Du führst eine Bibliothek nur für Ausgangsrechnungen oder reine Dokumente? Leg einfach fest, ob neue Importe standardmäßig als Einnahme, Ausgabe oder Dokument angelegt werden.

Smarte Ausnahme: Importe aus MoneyMoney oder GrandTotal werden immer korrekt einsortiert – ganz egal, was du als Standard eingestellt hast.

Kontakt und Kategorie automatisch zuordnen

Klassifizierung nach Wunsch - Du möchtest Kontakte und Kategorien lieber komplett von Hand zuordnen? Kein Problem: Die automatische Klassifizierung lässt sich ab sofort ganz einfach deaktivieren.

Rechnungsnummer als Titel übernehmen

Weg mit kryptischen Dateinamen wie „SCAN_123.pdf“! Aktiviere diese Funktion, damit die App automatisch die Rechnungsnummer als Titel setzt und spare dir das manuelle Umbenennen.

Währung erkennen

Fokus auf deine Währung - Du arbeitest ausschließlich mit Euro (oder deiner Standardwährung)? Dann schalte die Währungserkennung einfach aus. Das macht die Verarbeitung noch schneller und verhindert Fehler bei Belegen, die vielleicht mal missverständliche Symbole enthalten.

Logbuch

Ganz rechts in den Bibliothekseinstellungen findest du unser neues Logbuch. Es sorgt dafür, dass im Hintergrund alles glattläuft.

• Alles im Blick: Wichtige Ereignisse beim Laden oder Speichern deiner Daten werden hier präzise protokolliert.
• Sofort-Warnung: Sollte es irgendwo haken, macht dich eine Warnung in der Sidebar sofort darauf aufmerksam – du musst also nicht proaktiv suchen.
• Hilfe zur Selbsthilfe: Wir lassen dich mit Fehlermeldungen nicht allein. Zu fast jedem Eintrag im Logbuch findest du direkt einen Lösungsvorschlag oder eine Hilfestellung.

Aufräumarbeiten

Für alle, die nach der Arbeit gerne einen „leeren Schreibtisch“ hinterlassen: Mit der neuen Aufräum-Funktion in den persönlichen App-Einstellungen sorgst du für absolute Spurenlosigkeit auf deinem Rechner.

• Keine Spuren: Wenn du „Aufräumen“ aktivierst, werden alle lokal abgelegten temporären Daten (im Klartext) beim Beenden der App automatisch gelöscht.
• Sicherheit vs. Speed: Ein kleiner Hinweis für Ungeduldige – da die App beim nächsten Start alles frisch laden muss, kann das Öffnen der Bibliothek einen Moment länger dauern.

Belege zusammenführen (Belege-Merge)

Schluss mit der Zettelwirtschaft: Ab sofort kannst du zusammengehörige Dokumente mit nur zwei Klicks vereinen.

• Markiere einfach mehrere Belege. Mit einem Rechtsklick auf den „führenden Beleg“ wählst du im Kontextmenü „In diesem Eintrag zusammenführen“ – fertig.
• Zahlungsabgleich: Verknüpfe importierte Platzhalter aus MoneyMoeny direkt mit dem passenden digitalen Beleg.
• Infos zu einem Auftrag: Hebe die Zusammengehörigkeit von Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung in einem einzigen Eintrag hervor.

Mehr Power für deine Kontakte: Die neue „Kontaktebene“

Belege lassen sich jetzt noch einfacher erfassen. Über das Menü-Symbol rechts neben dem Kontaktnamen kannst du Details hinterlegen, die dir helfen, Belege präziser zuzuordnen:

• Eigener Dokumenttyp pro Kontakt: Du kannst festlegen, ob ein Kontakt grundsätzlich für „Einnahmen“, „Ausgaben“ oder “Dokumente” steht. So unterscheidet Receipts Space automatisch zwischen Kunden und Lieferanten, egal was du in den Bibliothekseinstellungen gewählt hast.
• Der IBAN- & VAT-Fingerabdruck: Hinterlege die IBAN oder die Umsatzsteuer-ID, um die Zuordnung abzusichern. Das hilft besonders bei Kontakten, die weit verbreitete Rechnungssoftwares nutzen und sonst schwer zu unterscheiden wären.
• Blitzschnelle Zuweisung: Wenn du gerade einen Beleg bearbeitest, kannst du die IBAN oder VAT-ID einfach per Rechtsklick direkt für den Kontakt übernehmen.

Das neue Dashboard für mehr Durchblick

Dein Dashboard präsentiert sich in frischer Optik und wird noch smarter.

• Mehr Übersichtlichkeit - Behalte neben Einnahmen/Ausgaben auch unbezahlte Belege direkt im Auge.
• Trend - Sieh sofort, wie sich deine Zahlen im Vergleich zum Vorjahr oder Vormonat entwickeln.
• Smarte Titel - Automatisch passende Bezeichnungen für deine Ansicht – für mehr Klarheit. Aber auch überschreibbar - für mehr Flexibiliät.
• Power-Shortcuts - Schneller navigieren: Einfacher Klick auf den Namen einer Gruppe (Kontakt, Kategorie oder Schlagwort) wählt diese in der Sidebar aus. Ein Klick plus gehaltener ⌥ Taste setzt hingegen einen entsprechenden Filter.
• Smart Copy - Klicke auf Beträge oder Steuersätze, um sie direkt in die Zwischenablage zu kopieren.

Rechtsklick statt Umweg: Neue Kontextmenüs

Wir haben die linke Spalte fit für dich gemacht!

• Rechtsklick genügt - Pass dein Journal (relevantes Datum & Layout) ohne den Umweg über die Einstellungen an.
• Smartes Archivieren - Schick ungenutzte Tags, Kategorien und Kontakte per Rechtsklick in den Ruhestand.

Kopie der Bibliothek - Mehr als nur eine Kopie

Zwar kannst du deine Bibliothek weiterhin einfach im Finder kopieren, doch die neue Funktion „Kopie sichern unter…“ im Hauptmenü ist deutlich cleverer. Sie hilft dir dabei, deine Daten zu optimieren oder Sicherheitseinstellungen anzupassen.

Die vier entscheidenden Vorteile:

1. Format-Update: Wenn die Synchronisation hakt, hilft oft ein Wechsel auf das aktuellste Dateiformat. Die Kopie erledigt diesen Umstieg automatisch für dich.
2. Schlankheitskur: Jede Änderung wird protokolliert. Wenn du eine Kopie ohne dieses Revisionsprotokollund ohne alte Originaldateien erstellst, wird deine Bibliothek deutlich kompakter und spart Speicherplatz.
3. Verschlüsselung einrichten: Das Passwort einer verschlüsselten Bibliothek lässt sich nachträglich nicht ändern. Über die Kopierfunktion kannst du ein neues Passwort vergeben oder eine bisher unverschlüsselte Bibliothek erstmals sicher sperren.
4. Reparatur-Modus: Sollte eine Bibliothek einmal beschädigt sein, ist das Erstellen einer Kopie oft der schnellste Weg, um die Datenstruktur wieder zu reparieren.

Gut zu wissen: Eine Kopie ist eine eigenständige Datei. Änderungen darin werden nicht in die ursprüngliche Bibliothek übertragen. Eine Synchronisation zwischen Geräten findet nur statt, wenn alle auf dieselbe Datei zugreifen.

Auswahl des Speicherformats

Eines der Herzstücke von Receipts Space ist die Mehrgerätefähigkeit – also der zeitgleiche Zugriff auf deine Daten von verschiedenen Rechnern aus. Damit die Synchronisation via Cloud (z. B. Dropbox, OneDrive oder iCloud) noch reibungsloser läuft, hast du ab sofort die Wahl beim Dateiformat:

• Einzeldatei (Package) – Der Standard: Im Finder sieht deine Bibliothek wie eine einzige Datei aus. Technisch gesehen ist es jedoch ein „Paket“ aus vielen Ordnern und Unterdateien. Dies bleibt die Grundeinstellung.
• Ordner – Die Cloud-Optimierung: Neu ist die Möglichkeit, die Bibliothek als echten Ordner zu speichern. Manche Synchronisationsdienste haben Schwierigkeiten mit Paketen. Wenn du das Ordner-Format nutzt, müssen die Dienste bei einer Änderung nicht mehr das gesamte Paket prüfen, sondern übertragen gezielt nur die einzelnen, tatsächlich geänderten Dateien.

So wechselst du das Format:

• Neue Bibliothek - Wähle beim Erstellen einfach dein bevorzugtes Format aus.
• Bestehende Bibliothek - Nutze die Funktion „Kopie sichern unter…“, um deine aktuelle Bibliothek in das jeweils andere Format zu übertragen.

Tipp für Neugierige: Du möchtest wissen, wie deine Daten strukturiert sind? Klicke im Finder einfach mit rechts auf eine Paket-Bibliothek und wähle „Paketinhalt anzeigen“. Details dazu findest du auch in unserer Technische Dokumentation.

Verschlüsselung

Falls du deine Bibliothek an Orten speicherst, die nicht vollständig unter deiner Kontrolle stehen – wie zum Beispiel in geteilten Verzeichnissen, Cloud-Speichern oder auf USB-Sticks –, bietet die Verschlüsselung zusätzlichen Schutz.

Durch ein Passwort wird eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erreicht. Das bedeutet: Selbst wenn die Daten über eine Zwischenstation (wie einen Cloud-Anbieter) synchronisiert werden, kann dort niemand deine Belege mitlesen. Die Synchronisation zwischen deinen eigenen Geräten bleibt dabei voll funktionsfähig, solange auf jedem Gerät derselbe Schlüssel (Passwort) hinterlegt ist…

Aus technischen Gründen kann die Verschlüsselung nicht im laufenden Betrieb aktiviert oder geändert werden. Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Beim Erstellen: Lege direkt beim Start einer neuen Bibliothek ein Passwort fest.
2. Nachträglich: Wenn du eine bestehende Bibliothek verschlüsseln oder ein vorhandenes Passwort ändern möchtest, nutze die Funktion "Kopie sichern unter…“.