Die Software Receipts hat sich stetig weiter entwickelt und es wurde Zeit, dass auch die Website einen neuen Anstrich bekommt. Aber nicht nur äußerlich hat sich vieles verändert, auch inhaltlich wurde viel Arbeit in die Details gesteckt.

Die neue Hilfe

Die gesamte Hilfe befindet sich nun auf einer Internetseite und kann somit bei Bedarf leicht ausgedruckt werden. Der Inhalt ist gegliedert mit aufeinander aufbauenden Abschnitten.

Neben dem eigentlichen Inhalt gibt es nun ein Inhaltsverzeichnis, das neben dem Text schwebt. Dort ist leicht zu erkennen, in welchen Abschnitt man sich gerade befindet und Hauptthemen sind schneller zu finden.

Jede Überschrift hat nun eine Sprungmarke, die Teil der URL ist. Somit können spezifische Inhalte angesteuert und leicht geteilt werden, was wiederum dem Support zugute kommt.

Die neue Suche

Ein neues Suchformular hat es auch auf die neue Website geschafft. Alle Inhalte sind darüber zu erreichen. Auch ungenaue Suchbegriffe sollten zu brauchbaren Ergebnissen führen.

Der neue Blog

Und besonders freue ich mich über den neuen Blog. Hierüber werden zukünftig Neuigkeiten und besondere Features tiefergehend behandelt. Aber auch über zur zukünftigen Entwicklung und Einblicke in aktuelle Prototypen möchte ich eingehen.

Ebenso ist der Blog ein guter Ort um Anwendungsbeispiele für die tägliche Anwendung von Receipts vorzustellen. Hier würde ich mich sehr über Beispiele von Receipts Nutzern freuen. Bitte einfach via Support bei mir melden.

Heute wurde PDFify.app veröffentlicht, eine kleine handliche App um einfach PDFs aus Bildern, E-Mails oder Webseiten zu erstellen. Eine Texterkennung wird automatisch gestartet, wenn erforderlich. Ein umfangreicher Dialog für Scanner und Kameras ist ebenfalls enthalten.

Tatsächlich handelt es sich bei den Features von PDFify um Komponenten, die auch in Receipts verwendet werden. Auf Grund der freiwillig bereitgestellten anonymen Analysedaten von Receipts war zu erkennen, dass eingescannte Belege einen erheblichen Teil der verarbeiteten Dokumente ausmachen. Ebenso wird die Texterkennung ausgiebig in Anspruch genommen. Hier zeigte sich wiederum, dass die Erkennungsraten noch verbessert werden können.

Aus diesem Grunde wurden die Bereiche Scanner und Texterkennung (OCR) überarbeitet und daraus ist nun als Nebenprodukt PDFify entstanden, um diese Features besser prüfen zu können.

Diese Verbesserungen und mehre neue Features sind für eine zukünftige größere Überarbeitung von Receipts zu erwarten. Weitere Informationen dazu werden in diesem Blog veröffentlicht werden. Wie immer ist Feedback willkommen.

Passend zur Veröffentlichung von macOS 10.14 “Mojave” und dem dort eingeführten Dark Mode, wurde Receipts graphische Oberfläche entsprechend überarbeitet.

PDFify

In der Zwischenzeit wurden einige Features aus Receipts in einer separaten neuen App namens PDFify verwendet. Die optische Texterkennung wurde dort erheblich beschleunigt und optimiert. Ebenso wurde der Dialog für den Import vom Scanner komplett überarbeitet. Mehr darüber in diesem Blog-Artikel. Alle diese Verbesserungen werden in einer der nächsten Versionen von Receipts zurückfliessen.

Wie immer freue ich mich über konstruktive Kritik und Feedback. Auch öffentliche Rückmeldungen über soziale Medien sind immer willkommen. Hier eine kleinen Auswahl von Möglichkeiten dazu. Vielen Dank.

Texterkennung

Wie die Auswertung der anonymen freiwilligen Benutzerdaten ergeben haben, wird die Texterkennung in Receipts viel genutzt, scheiterte aber leider viel zu häufig auf Grund eines langsamen Algorithmus. Das nahm ich zum Anlass diesen Bereich zu überarbeiten und zunächst in der separaten App PDFify zu testen. Die Ergebnisse waren sehr zufriedenstellend und somit konnte die neue Texterkennung nun auch in Receipts Einzug halten.

Die herauszuhebenden Merkmale sind:

1. Zunahme der Geschwindigkeit bei der Texterkennung
2. Unterstützung von über 100 Sprachen
3. Graphische Optimierung der Vorlagen

In den Voreinstellungen ist ein entsprechender Bereich für die genannten Einstellungen hinzugekommen:

Dark Mode

Im Dark Mode von Mojave macht Receipts eine gute Figur. Mit diesem Release wurde auch das Dashboard entsprechend angepasst. Ebenso wurde an vielen weiteren Stellen Anpassungen durchgeführt, um ein gefälligeres optisches Erscheinungsbild zu erhalten:

Aktuell wurde die neue ScanSnap Home Software des beliebten Desktop-Dokumentenscanners veröffentlicht. Weiterhin läßt sich der Scanner hervorragend mit Receipts verbinden und somit besonders gute Ergebnisse für die tägliche Belegverwaltung erreichen.

Das folgende Video beschreibt die Einrichtung Schritt für Schritt:

Für die Einrichtung mit dem alten ScanSnap Manager steht weiterhin ein älteres Video auf YouTube zur Verfügung.

Continuity Camera

Ein tolles Feature von macOS und iOS erlaubt es die Kamera des iPhone oder iPad zu benutzen, um mit dem eingebauten Dokumentenscanner direkt neue Belege zu importieren. Dazu einfach im Toolbar das neuen Import Menü öffnen und das Gerät auswählen. (Hilfe)

Neuer Scanner Dialog

Auch das klassische Scannen wurde vereinfacht durch einen modernen Dialog der alle verfügbaren Geräte anzeigt. (Hilfe)

Suche nach Beträgen

Beträge sind auch nach Einnahmen und Ausgaben getrennt zu finden. Ebenso sind vergleiche möglich wie: Alle Einnahmen über 100 = >+100.

Weitere Änderungen

• Ausbau des DATEV Exports
  • Fehlerbehebungen
  • Export des Zahlungsdatums und der IBAN
• Update der Texterkennungssoftware
  • Auswahl zwischen schnellster und bester Erkennung
• Weitere Fehlerbehebungen

Von Zeit zu Zeit ändern sich Mehrwertsteuersätze und es sollen idealerweise die alten als auch die neuen Beträge erkannt werden. Receipts bietet eine sehr flexible Möglichkeit diese anzupassen, wie z. B. es aktuell in Deutschland mit dem Konjunkturpaket aufgrund von Corona der Fall ist. Hier werden die Sätze von 19% auf 16% und von 7% auf 5% ab dem 1. Juli 2020 gesenkt.

In Receipts werden dazu zunächst die “Einstellungen” geöffnet und dort der Bereich “Allgemein”. Unter “Steuersätze” stehen die aktuellen Werte durch Komma getrennt “19%, 7%”. Diese Werte können nun angepasst werden, also durch “19%, 16%, 7%, 5%”. Es ist darauf zu achten, dass das Komma als Dezimaltrennzeichen gewertet wird, wenn direkt darauf eine Zahl folgt. Die Werte lassen sich aber auch einfacher eingeben, nur durch Leerzeichen getrennt: “19 16 7 5”. Das User Interface aktualisiert sich umgehend und auch alle anderen Stellen wie Berichte und Exporte führen nun die neuen Werte.

Es wird empfohlen nicht die alten Sätze (also 19 und 7) zu entfernen aus mehreren Gründen:

1. Die bisherigen Zuordnungen werden dann bei den Exporten etc. nicht mehr einzeln aufgeführt.
2. Die automatische Erkennung der Werte funktioniert somit sowohl für alte als auch neue Rechnungen.

Selten haben neue Rechner so sehr begeistert wie die Apple Silicon Geräte. Mit dem MacBook Air ist nun ein lüfterloses Leben möglich geworden. Ich habe erst gemerkt als der Lüfter weg war, wie sehr er mich gestört hat. Und dabei kommt der Computer noch nicht einmal ins Schwitzen, auch wenn anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen sind!

Natürlich soll auch Receipts perfekt auf diesen Geräten laufen und auch das neue Betriebssystem macOS Big Sur wird nun unterstützt. Das neue Icon spiegelt ebenfalls das neue Design von Big Sur wider.

Zu sehen und zu testen gibt es diese Änderungen in der Beta von Receipts. Dazu bitte in der von der Homepage geladenen Version in den Einstellungen die entsprechenden Aktualisierungen umstellen. Oder alternativ direkt von hier laden: receipts-app.com/beta

Wenn alles stabil läuft, werden in den nächsten Wochen alle Receipts Benutzer ein Update erhalten.

Mit dem letzten Update haben wir die intelligente Währungserkennung verbessert sowie die Handhabung komfortabler und intuitiver gestaltet. Des Weiteren haben wir Receipts um über 200 tagesaktuelle Wechselkurse erweitert.

Erinnert ihr euch noch an die “guten alten DM-Zeiten”? Lange ist es her… Vor fast 20 Jahren haben wir - zumindest die älteren von uns - ganz aufgeregt die Starter-Kits mit den ersten Euro-Münzen aufgerissen, aber auch die ersten Jahre noch fleißig umgerechnet, vor allem wenn wir den Eindruck hatten, dass die Preise steigen: “Das kostet 2 EUR? Das sind ja fast 4 DM…” 😱🤣

Als neues Feature unterstützt Receipts nun auch alle “alten” Währungen, die es vor dem Euro gab, zu dem offiziell festgelegten Wechselkurs. Ihr könnt euch also selbst davon überzeugen, ob nun wirklich alles teurer geworden ist…

Wir wollen aber nicht nur in alten Erinnerungen schwelgen, sondern haben den Blick in die Zukunft gerichtet, indem wir auch Kryptowährungen, wie BTC und ETH, in Receipts eingepflegt haben, die tagesaktuell - leider nicht im Minutentakt - aktualisiert werden.

Des Weiteren haben wir die Wechselkurs-Umrechnung in Receipts mit dem letzten Update auf über 200 tagesaktuelle Wechselkurse erweitert. Neu dabei sind unter anderem AED, ILS, UAH sowie XDR.

Tagesaktuelle bedeutet immer vom Vortag, da wir unsere Datenbank nach Abschluss der Zentralbanken in der Nacht aktualisieren. Daher können die Beträge etwas von den tatsächlich abgerechneten Beträgen abweichen. Ist dies der Fall, kann der Betrag manuell korrigiert werden.

Damit niemand bei der Vielzahl der neuen Währungen den Überblick verliert, werden die bereits bestätigten, also genutzten Währungen oben im Dropdown fixiert. Die vollständige Liste der Währungen ist weiterhin in dem Dropdown Menü alphabetisch sortiert. Wie überall in der macOS-Welt kommt man durch die Auswahl des/der Anfangsbuchstaben ganz schnell zu der gewünschten Währung. Oder noch einfacher: Man ergänzt den Betrag im Eingabefeld um die Währung - entweder man setzt den 3-Zeichen-Code oder ein gängiges Währungszeichen wie wie $, £ oder €. So könnt ihr zum Beispiel auch bei Copy-Paste die Währung “mitnehmen” und habt direkt alles richtig erfasst. Es ist übrigens egal, ob die Währung vor oder nach dem Betrag steht.

Probiere es jetzt aus und lade Receipts 1.9.11 herunter.

Das ist neu für dich in diesem Release…

Du findest es prima, einem Beleg mehrere Schlagworte zuzuweisen? Hast dich aber geärgert, wenn du diese entfernen wolltest? Mit Receipts Space 2.1 kannst du auch einzelne Schlagworte schnell und einfach im Batch wieder entfernen. Ziehe dazu die markierten Belege auf jenes Schlagwort, das du entfernen möchtest, während du dabei die ⌥-Taste gedrückt hältst. Es dürfen auch Belege in dem Batch sein, die das zu entfernende Schlagwort nicht enthalten.

Hast du Business mit UK, Australien oder Kanada? Oder sehr viele Belege, die du gern auf Kalenderwochen-Basis auswerten würdest? Innerhalb des Journals - der zeitlichen Darstellung im Sidebar - gibt es zwei kleine Neuerungen, die dir helfen dann können, einen besseren Überblick zu behalten: Zum einen kannst du das Geschäftsjahr in den Bibliothekseinstellungen anpassen, wenn es nicht dem Kalenderjahr entspricht. Diese Einstellung wird dann auch auf die Quartale, Monate, etc. angewandt. Zum anderen kannst du dir auch Kalenderwochen anzeigen lassen.

Bibliothekseinstellungen? Kommen dir die neuen Einstellungen irgendwie anders vor? Damit du Receipts Space sicherer von mehreren Geräten aus nutzen kannst, haben wir die Einstellungen im neuen Versionsupdate unterteilt. Die allgemeinen Einstellungen sind persönliche Einstellungen auf dem jeweiligen Rechner, die aber auch für alle Bibliotheken gleich sind. Die Bibliothekseinstellungen beziehen sich nur auf eine Bibliothek, werden aber synchronisiert, sodass sie bei allen zugreifenden Geräten gleich sind. Natürlich musst du jetzt nichts ändern oder anpassen, wenn du Receipts Space bereits nutzt.

Wiedersehen macht Freude…

Du hast bekannte Features vermisst? Dann haben wir gute Nachrichten für dich:

Das Löschen von Kontakten, Kategorien sowie Schlagworten ist nun wieder möglich. Die zugeordneten Belege werden nicht gelöscht, sondern erscheinen bei “nicht zugewiesen” oder bei den anderen Schlagworten. Aber beachte bitte: Das Wiederherstellen geht nur direkt nach dem Löschen per UNDO (⌘ Z). Danach nicht mehr.

Auch funktioniert der Austausch von Daten per Copy-Paste zwischen verschiedenen Bibliotheken wieder.

Zusammenfassung im Video

Auf video.holtwick.de ansehen

Ideen im Kopf, Belege auf dem Tisch? Während du von frischen Ideen und interessanten Projekten träumst, klopfen Belegberge und Jahresabschluss schon wieder ungeduldig an deine Tür?

Mehr Zeit für das Wesentliche – mit Receipts Space 3.0.

Unser neuestes Update macht deinen Kopf frei. Entdecke die neue Revisionskonformität, das informative Dashboard und den “Belege-Merge” für deinen produktiven Workflow. Mit smarten Ordnerbibliotheken für eine reibungslose Synchronisation, Liquid Glass-Look-and-Feel und einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird das Belegmanagement zum Nebenschauplatz.

Neuer Look für deine Einstellungen: Klick statt Scroll

Vergiss langes Suchen in einer endlosen Übersicht! Die Bibliothekseinstellungen haben ein komplettes Make-over bekommen. Dank der neuen Tab-Navigation springst du jetzt direkt zum Ziel, statt dich mühsam durchzuscrollen.

Zudem haben wir den Reiter „Allgemein“ordentlich aufgerüstet:

Anzeigename für Änderungen

Wer war’s? Dein persönlicher Anzeigename - Ab sofort kannst du festlegen, welcher Name bei deinen Änderungen hinterlegt wird – ob dein Vorname oder die Bezeichnung deines Geräts (z. B. „Mac“). So siehst du im Verlauf auf den ersten Blick, wer wann wo Hand angelegt hat.

Revisionskonformität / GoBD

Sicher ist sicher: Die “Revisionskonformität” unterstützt dich bei der ordnungsgemäßen Ablage von Belegen und Dokumenten, wie sie in Deutschland in den GoBD beschrieben ist.

• Lückenloser Verlauf - Wer hat’s geändert? Ein Blick in die neue Verlaufs-Zeitleiste unten rechts verrät dir sofort alles über das „Wann, Was und Wer“.
• Der Beleg-Safe - Aktiviere “Revisionskonformität”: Deine Einträge werden mit der Bestätigung “abgeschlossen” und somit besonders geschützt. Alles ist schreibgeschützt – nur Notizen, Schlagworte und Markierungen lassen sich noch flexibel anpassen.
• Volle Transparenz - Du musst doch nochmal ran? Kein Problem! Das Aufheben des Schreibschutzes ist möglich, wird aber sauber protokolliert

Pro-Tipp: Schau dir für das „große Ganze“ unsere Details zur Revisionskonformität an und denkt dran, auch andere Bereiche deiner Geschäftsprozesse GoBD-fit zu machen.

Duplikatserkennung

Keine Doppelgänger - Receipts Space passt auf: Doppelte Belege werden beim Import erkannt und markiert.

• Nun entscheidest du: Wenn du Duplikate doch ein zweites Mal brauchst, schalte das Feature einfach in den Einstellungen aus.
• Manuelle Kopie: Mit der Funktion „Duplizieren“ kannst du jederzeit selbst Einträge verdoppeln.

Automatische Währungsumrechnung

Umrechnung nach Maß - Standardmäßig rechnen wir Fremdwährungen tagesaktuell für dich um. Du hast eigene Kurse aus deinen Kontoauszügen? Dann schalte die Automatik einfach ab und trage deine Werte individuell ein.

Standard Dokumenttyp

Bisher war „Ausgabe“ gesetzt – das kannst du jetzt ändern: Du führst eine Bibliothek nur für Ausgangsrechnungen oder reine Dokumente? Leg einfach fest, ob neue Importe standardmäßig als Einnahme, Ausgabe oder Dokument angelegt werden.

Smarte Ausnahme: Importe aus MoneyMoney oder GrandTotal werden immer korrekt einsortiert – ganz egal, was du als Standard eingestellt hast.

Kontakt und Kategorie automatisch zuordnen

Klassifizierung nach Wunsch - Du möchtest Kontakte und Kategorien lieber komplett von Hand zuordnen? Kein Problem: Die automatische Klassifizierung lässt sich ab sofort ganz einfach deaktivieren.

Rechnungsnummer als Titel übernehmen

Weg mit kryptischen Dateinamen wie „SCAN_123.pdf“! Aktiviere diese Funktion, damit die App automatisch die Rechnungsnummer als Titel setzt und spare dir das manuelle Umbenennen.

Währung erkennen

Fokus auf deine Währung - Du arbeitest ausschließlich mit Euro (oder deiner Standardwährung)? Dann schalte die Währungserkennung einfach aus. Das macht die Verarbeitung noch schneller und verhindert Fehler bei Belegen, die vielleicht mal missverständliche Symbole enthalten.

Logbuch

Ganz rechts in den Bibliothekseinstellungen findest du unser neues Logbuch. Es sorgt dafür, dass im Hintergrund alles glattläuft.

• Alles im Blick: Wichtige Ereignisse beim Laden oder Speichern deiner Daten werden hier präzise protokolliert.
• Sofort-Warnung: Sollte es irgendwo haken, macht dich eine Warnung in der Sidebar sofort darauf aufmerksam – du musst also nicht proaktiv suchen.
• Hilfe zur Selbsthilfe: Wir lassen dich mit Fehlermeldungen nicht allein. Zu fast jedem Eintrag im Logbuch findest du direkt einen Lösungsvorschlag oder eine Hilfestellung.

Aufräumarbeiten

Für alle, die nach der Arbeit gerne einen „leeren Schreibtisch“ hinterlassen: Mit der neuen Aufräum-Funktion in den persönlichen App-Einstellungen sorgst du für absolute Spurenlosigkeit auf deinem Rechner.

• Keine Spuren: Wenn du „Aufräumen“ aktivierst, werden alle lokal abgelegten temporären Daten (im Klartext) beim Beenden der App automatisch gelöscht.
• Sicherheit vs. Speed: Ein kleiner Hinweis für Ungeduldige – da die App beim nächsten Start alles frisch laden muss, kann das Öffnen der Bibliothek einen Moment länger dauern.

Belege zusammenführen (Belege-Merge)

Schluss mit der Zettelwirtschaft: Ab sofort kannst du zusammengehörige Dokumente mit nur zwei Klicks vereinen.

• Markiere einfach mehrere Belege. Mit einem Rechtsklick auf den „führenden Beleg“ wählst du im Kontextmenü „In diesem Eintrag zusammenführen“ – fertig.
• Zahlungsabgleich: Verknüpfe importierte Platzhalter aus MoneyMoeny direkt mit dem passenden digitalen Beleg.
• Infos zu einem Auftrag: Hebe die Zusammengehörigkeit von Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung in einem einzigen Eintrag hervor.

Mehr Power für deine Kontakte: Die neue „Kontaktebene“

Belege lassen sich jetzt noch einfacher erfassen. Über das Menü-Symbol rechts neben dem Kontaktnamen kannst du Details hinterlegen, die dir helfen, Belege präziser zuzuordnen:

• Eigener Dokumenttyp pro Kontakt: Du kannst festlegen, ob ein Kontakt grundsätzlich für „Einnahmen“, „Ausgaben“ oder “Dokumente” steht. So unterscheidet Receipts Space automatisch zwischen Kunden und Lieferanten, egal was du in den Bibliothekseinstellungen gewählt hast.
• Der IBAN- & VAT-Fingerabdruck: Hinterlege die IBAN oder die Umsatzsteuer-ID, um die Zuordnung abzusichern. Das hilft besonders bei Kontakten, die weit verbreitete Rechnungssoftwares nutzen und sonst schwer zu unterscheiden wären.
• Blitzschnelle Zuweisung: Wenn du gerade einen Beleg bearbeitest, kannst du die IBAN oder VAT-ID einfach per Rechtsklick direkt für den Kontakt übernehmen.

Das neue Dashboard für mehr Durchblick

Dein Dashboard präsentiert sich in frischer Optik und wird noch smarter.

• Mehr Übersichtlichkeit - Behalte neben Einnahmen/Ausgaben auch unbezahlte Belege direkt im Auge.
• Trend - Sieh sofort, wie sich deine Zahlen im Vergleich zum Vorjahr oder Vormonat entwickeln.
• Smarte Titel - Automatisch passende Bezeichnungen für deine Ansicht – für mehr Klarheit. Aber auch überschreibbar - für mehr Flexibiliät.
• Power-Shortcuts - Schneller navigieren: Einfacher Klick auf den Namen einer Gruppe (Kontakt, Kategorie oder Schlagwort) wählt diese in der Sidebar aus. Ein Klick plus gehaltener ⌥ Taste setzt hingegen einen entsprechenden Filter.
• Smart Copy - Klicke auf Beträge oder Steuersätze, um sie direkt in die Zwischenablage zu kopieren.

Rechtsklick statt Umweg: Neue Kontextmenüs

Wir haben die linke Spalte fit für dich gemacht!

• Rechtsklick genügt - Pass dein Journal (relevantes Datum & Layout) ohne den Umweg über die Einstellungen an.
• Smartes Archivieren - Schick ungenutzte Tags, Kategorien und Kontakte per Rechtsklick in den Ruhestand.

Kopie der Bibliothek - Mehr als nur eine Kopie

Zwar kannst du deine Bibliothek weiterhin einfach im Finder kopieren, doch die neue Funktion „Kopie sichern unter…“ im Hauptmenü ist deutlich cleverer. Sie hilft dir dabei, deine Daten zu optimieren oder Sicherheitseinstellungen anzupassen.

Die vier entscheidenden Vorteile:

1. Format-Update: Wenn die Synchronisation hakt, hilft oft ein Wechsel auf das aktuellste Dateiformat. Die Kopie erledigt diesen Umstieg automatisch für dich.
2. Schlankheitskur: Jede Änderung wird protokolliert. Wenn du eine Kopie ohne dieses Revisionsprotokollund ohne alte Originaldateien erstellst, wird deine Bibliothek deutlich kompakter und spart Speicherplatz.
3. Verschlüsselung einrichten: Das Passwort einer verschlüsselten Bibliothek lässt sich nachträglich nicht ändern. Über die Kopierfunktion kannst du ein neues Passwort vergeben oder eine bisher unverschlüsselte Bibliothek erstmals sicher sperren.
4. Reparatur-Modus: Sollte eine Bibliothek einmal beschädigt sein, ist das Erstellen einer Kopie oft der schnellste Weg, um die Datenstruktur wieder zu reparieren.

Gut zu wissen: Eine Kopie ist eine eigenständige Datei. Änderungen darin werden nicht in die ursprüngliche Bibliothek übertragen. Eine Synchronisation zwischen Geräten findet nur statt, wenn alle auf dieselbe Datei zugreifen.

Auswahl des Speicherformats

Eines der Herzstücke von Receipts Space ist die Mehrgerätefähigkeit – also der zeitgleiche Zugriff auf deine Daten von verschiedenen Rechnern aus. Damit die Synchronisation via Cloud (z. B. Dropbox, OneDrive oder iCloud) noch reibungsloser läuft, hast du ab sofort die Wahl beim Dateiformat:

• Einzeldatei (Package) – Der Standard: Im Finder sieht deine Bibliothek wie eine einzige Datei aus. Technisch gesehen ist es jedoch ein „Paket“ aus vielen Ordnern und Unterdateien. Dies bleibt die Grundeinstellung.
• Ordner – Die Cloud-Optimierung: Neu ist die Möglichkeit, die Bibliothek als echten Ordner zu speichern. Manche Synchronisationsdienste haben Schwierigkeiten mit Paketen. Wenn du das Ordner-Format nutzt, müssen die Dienste bei einer Änderung nicht mehr das gesamte Paket prüfen, sondern übertragen gezielt nur die einzelnen, tatsächlich geänderten Dateien.

So wechselst du das Format:

• Neue Bibliothek - Wähle beim Erstellen einfach dein bevorzugtes Format aus.
• Bestehende Bibliothek - Nutze die Funktion „Kopie sichern unter…“, um deine aktuelle Bibliothek in das jeweils andere Format zu übertragen.

Tipp für Neugierige: Du möchtest wissen, wie deine Daten strukturiert sind? Klicke im Finder einfach mit rechts auf eine Paket-Bibliothek und wähle „Paketinhalt anzeigen“. Details dazu findest du auch in unserer Technische Dokumentation.

Verschlüsselung

Falls du deine Bibliothek an Orten speicherst, die nicht vollständig unter deiner Kontrolle stehen – wie zum Beispiel in geteilten Verzeichnissen, Cloud-Speichern oder auf USB-Sticks –, bietet die Verschlüsselung zusätzlichen Schutz.

Durch ein Passwort wird eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erreicht. Das bedeutet: Selbst wenn die Daten über eine Zwischenstation (wie einen Cloud-Anbieter) synchronisiert werden, kann dort niemand deine Belege mitlesen. Die Synchronisation zwischen deinen eigenen Geräten bleibt dabei voll funktionsfähig, solange auf jedem Gerät derselbe Schlüssel (Passwort) hinterlegt ist…

Aus technischen Gründen kann die Verschlüsselung nicht im laufenden Betrieb aktiviert oder geändert werden. Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Beim Erstellen: Lege direkt beim Start einer neuen Bibliothek ein Passwort fest.
2. Nachträglich: Wenn du eine bestehende Bibliothek verschlüsseln oder ein vorhandenes Passwort ändern möchtest, nutze die Funktion "Kopie sichern unter…“.