Receipts Space für iPhone und iPad

Receipts Space kommt auf iPhone und iPad. Die App arbeitet in derselben Bibliothek weiter, die dein Mac führt: Es wird nichts kopiert, nichts zusätzlich hochgeladen und nichts von Hand abgeglichen.

Sie ist die Begleit-App zur Mac-Version, kein eigenständiges Programm. Das Schwergewicht der Arbeit - Berichte, Buchhaltungs-Export, Bankanbindung, E-Mail-Abholung - bleibt am Schreibtisch. Unterwegs geht es um das, was unterwegs anfällt: einen Kassenbon abfotografieren, eine Rechnung aus dem Mail-Anhang übernehmen, schnell nachsehen, was etwas gekostet hat.

Deine Bibliothek, nicht eine Kopie

Die App öffnet die Bibliothek, die du schon hast. Liegt sie im Ordner “Receipts Space” in iCloud Drive - dort legt der Mac neue Bibliotheken ab -, steht sie beim ersten Start bereits zur Auswahl bereit. Sonst wählst du sie einmal selbst aus, egal ob du sie als Einzeldatei oder als Ordner angelegt hast. Danach erscheint sie unter “Zuletzt geöffnet” gleich auf dem Startbildschirm.

Wer noch keine Bibliothek hat, braucht dafür keinen Mac: Name und Währung eingeben, fertig. Währung und Steuersätze schlägt die App anhand deines Landes vor, genau wie die Mac-Version. Die neue Bibliothek landet im Ordner “Receipts Space” in iCloud Drive, wo der Mac sie später ohne Umweg findet.

Alles finden, was du suchst

Die Seitenleiste ist dieselbe, die du vom Mac kennst: alle Belege, die noch unbestätigten, die noch offenen, die markierten, die ohne Datei, der letzte Import und der Papierkorb. Darunter dein Journal nach Jahren sowie Kontakte, Kategorien und Schlagwörter, jeweils in Gruppen zum Auf- und Zuklappen. Hinter jedem Eintrag steht, wie viele Belege darin liegen.

Die Liste zeigt den neuesten Beleg oben, nach Monaten gruppiert, mit einer Vorschau der ersten Seite. Einnahmen stehen in Grün, Ausgaben in Rot, und ob ein Beleg markiert, noch nicht bestätigt oder noch nicht bezahlt ist, sagen dieselben Zeichen wie am Mac. Rechnungen in fremder Währung zeigen den umgerechneten Betrag, den ursprünglichen darunter.

Die Suche ist ein einziges Feld für alles: Titel, Dateiname, Notizen, Referenz, den Namen des Kontakts und den erkannten Text im Dokument. Groß- und Kleinschreibung sowie Umlaute sind dabei egal, “Muller” findet auch “Müller”.

Was im Vorbeigehen zu erledigen ist, erledigt ein Wisch: nach rechts bestätigen oder markieren, nach links in den Papierkorb. Im Papierkorb holt derselbe Wisch den Beleg wieder zurück.

Beleg und Angaben gleichzeitig

Unter dem PDF steht immer, worauf es meist ankommt: Betrag, Datum und von wem. Ein Zug am Griff nach oben zeigt alles Weitere - Art, Zahldatum, Kategorie, Schlagwörter, Referenz und Notizen -, ohne dass der Beleg dahinter verschwindet. Wie weit du das Feld aufgezogen hast, gilt auch für den nächsten Beleg und beim nächsten Start.

Ändern lässt sich alles direkt dort, wo es steht: Betrag und Währung, Beleg- und Zahldatum, Kontakt, Kategorie, Schlagwörter, Titel, Referenz, Steuerbeträge und Notizen. Kein Bearbeiten-Modus, kein Sichern. Wer einen Kontakt, eine Kategorie oder ein Schlagwort eintippt, das es noch nicht gibt, legt es damit an. Ein Knopf neben jedem Steuersatz rechnet ihn aus dem Bruttobetrag heraus. Trägst du eine fremde Währung ein, holt die App den Kurs des Belegtages selbst und rechnet den Betrag in die Währung deiner Bibliothek um, mit demselben Kurs, den auch der Mac genommen hätte. Ohne Verbindung bleibt der umgerechnete Betrag stehen, den der Beleg schon hatte.

Auf dem iPhone führen zwei Pfeile zum vorherigen und nächsten Beleg, dazwischen steht, der wievielte von wie vielen gerade offen ist. So lässt sich ein ganzer Monat durchblättern, ohne jedes Mal zur Liste zurückzugehen. Mit angeschlossener Tastatur tun das die Pfeiltasten.

Willst du das Dokument für sich allein, öffnet ein Tipp auf das Augensymbol die Ansicht, die auch die Dateien-App zeigt: Seitenübersicht, Suche im Text, Drucken. Und Notizen, Unterschriften oder Markierungen mit dem Finger oder dem Pencil, die zurück in die Bibliothek wandern und auf dem Mac zu sehen sind.

Revisionssichere Bibliotheken

Wird deine Bibliothek revisionssicher geführt, bleibt ein bestätigter Beleg unangetastet: Die Angaben sind dann zu lesen, aber nicht zu ändern, es gibt für ihn weder Papierkorb noch Rücknahme, und die Werkzeuge zum Markieren sind gar nicht erst da. Die App verhält sich hier genau wie die Mac-Version.

Belege erfassen

Abfotografieren. Die Kamera erkennt die Ränder des Papiers, richtet es gerade und entzerrt die Perspektive. Mehrere Seiten hintereinander werden zu einem PDF. Der Kassenbon aus der Hosentasche landet so direkt in der Bibliothek, statt bis zum Schreibtisch zu warten. Wenn es schnell gehen soll, startet die Kamera auch über die Action-Taste, einen Kurzbefehl oder “Hey Siri, scanne einen Beleg”.

Übernehmen, was schon da ist. PDFs aus deinen Dateien oder aus iCloud, Fotos aus deiner Mediathek, auch mehrere auf einmal. Und alles, was dir jemand in einer anderen App schickt: Die Rechnung im Mail-Anhang, der Beleg aus dem Shop-Programm oder per AirDrop vom Mac gehen über “Teilen” direkt an Receipts Space. Auf dem iPad ziehst du ein PDF einfach aus dem Nachbarfenster auf die Liste. Bilder werden dabei zu PDFs und gleich mitgelesen, so wie ein Scan.

Und es ist auf dem Mac da. Neue Belege schreibt die App direkt in die Bibliothek, so wie es ein zweiter Mac täte. Beim nächsten Öffnen stehen sie dort: keine Inbox, kein Import-Schritt, kein Abgleich von Hand.

Texterkennung und Datenerkennung

Noch auf dem Gerät liest die App den Text des Scans und legt ihn unsichtbar über das Bild. Der Beleg ist damit von Anfang an durchsuchbar, und sein Text lässt sich markieren und kopieren, hier wie auf dem Mac. In den Einstellungen lässt sich die Sprache wählen oder die Erkennung ganz abschalten.

Aus dem gelesenen Text holt die App außerdem heraus, worum es geht: das Datum des Belegs, den Gesamtbetrag, die enthaltene Steuer samt Satz, die Währung und eine IBAN, wenn eine dasteht. Dahinter steckt dieselbe Erkennung, die auch der Mac benutzt. Das geschieht nebenbei: Der Beleg ist sofort in der Bibliothek, die Angaben stehen einen Moment später darin. Gefüllt wird nur, was leer ist - was du selbst eingetragen hast, bleibt unangetastet.

E-Rechnungen liest die App richtig. Steckt in einem PDF eine elektronische Rechnung, also ZUGFeRD oder Factur-X, nimmt die App die Angaben aus deren Daten, statt sie vom Papier abzulesen: Datum, Betrag, die Steuer je Satz, Währung und Bankverbindung stehen dort verbindlich. Der Beleg bekommt das Schlagwort “e-invoice”, genau wie am Mac. Kommt eine Rechnung als reine XML-Datei an, wie es bei der XRechnung an Behörden üblich ist, zeichnet die App daraus ein lesbares PDF.

Rechnungen bezahlen

Steht auf einer Rechnung eine Bankverbindung, macht die App daraus einen Zahlungscode: denselben, den Handwerker und Versorger unten auf ihre Rechnung drucken, und den jede gängige europäische Banking-App liest. Empfänger, Konto, Betrag und Verwendungszweck stecken darin, du musst also keine IBAN mehr abtippen.

Weil ein Telefon sich schlecht selbst fotografiert, gibt es den Code auf zwei Wegen. Du sicherst ihn in deinen Fotos und wählst ihn in der Banking-App neben deren QR-Scanner aus, wo die meisten Apps ein Bild statt der Kamera zulassen. Oder du hältst ein zweites Gerät auf den Bildschirm und scannst ihn dort ab. Weitergeben lässt er sich auch: Das Bild ist so gestaltet, dass man es jemandem schicken kann, der die Rechnung bezahlen soll.

Die Kontonummer prüft die App vorher nach. Eine IBAN, die beim Lesen der Rechnung verfälscht wurde, fällt dabei auf und kommt gar nicht erst in den Code.

Historie und Auswertung

Zu jedem Beleg zeigt ein Tipp auf das Uhrsymbol seine Geschichte: wann er angelegt wurde, welche Angabe sich wann von welchem Wert auf welchen geändert hat, ob er bestätigt, markiert oder in den Papierkorb gelegt wurde, und von welchem Gerät aus. Das gilt auch für alles, was am Mac passiert ist, denn die Geschichte steht in der Bibliothek selbst. Wer sie außerhalb der App braucht, etwa für eine Prüfung, exportiert sie als Datei.

Das Dashboard ist ebenfalls dasselbe wie am Mac. Ein Tipp auf das Diagrammsymbol wertet aus, was die Seitenleiste gerade zeigt: Summen, Anteile nach Kontakt und Kategorie, Steuer je Satz, Schlagwörter. Wählst du in der Seitenleiste ein Jahr, einen Kontakt oder ein Schlagwort, rechnet das Dashboard genau darüber. Von einem Kreissegment führt der Weg zurück zum Beleg.

Auf dem iPad

Links die Seitenleiste, daneben die Liste, dann das Dokument und ganz rechts die Angaben dazu. Der Platz ist da, also musst du nichts wegschieben, um etwas anderes zu sehen. Auf dem iPhone dasselbe als Abfolge, von den Bibliotheken über die Seitenleiste und die Liste bis zum Beleg, und mit einem Wisch wieder zurück. Hoch- und Querformat.

Schonend zu Daten und Akku

Beim ersten Öffnen liest die App die ganze Bibliothek ein, danach merkt sie sich den Stand und holt nur noch das Neue nach. Große Bibliotheken sind deshalb ab dem zweiten Mal sofort da. Aus der Cloud geladen wird nur, was gebraucht wird: das PDF genau dann, wenn du den Beleg öffnest. Die Liste selbst lädt nichts nach, sonst würde jedes Scrollen an einem schlechten Tag Minuten dauern. Aktualisieren kannst du jederzeit selbst, indem du die Liste nach unten ziehst.

Abo und Lizenz

Wer Receipts Space im App Store abonniert hat, kann diese App ohne zusätzliche Kosten nutzen: Das Abo gilt für Mac und iPhone gleichermaßen, und es lässt sich hier genauso abschließen wie auf dem Mac. Wer direkt gekauft hat, öffnet einmal seine Lizenzdatei oder fügt seinen Schlüssel ein.

Ohne laufendes Abo oder Lizenz trägt ein Scan einen kleinen Hinweis auf unsere Website, genau wie am Mac.

Was die App nicht kann

Receipts Space für iPhone und iPad ist eine Begleit-App. Wer den vollen Funktionsumfang der Mac-Version erwartet, sollte folgende Punkte kennen:

• Keine Berichte und keine Exporte. Das Dashboard wertet aus, was du gerade siehst. Berichte, Steuerlisten, Buchhaltungs-Export und der Versand an die Steuerberatung bleiben Sache der Mac-Version.
• Keine Bankanbindung, keine E-Mail-Abholung, keine überwachten Ordner. Alles, was Belege automatisch einsammelt, läuft auf dem Mac.
• Kontakt und Kategorie schlägt die App nicht von selbst vor. Zuweisen kannst du beides hier, aber wem ein neuer Beleg zuzuordnen ist, errät der Mac. Dort steckt das Wissen über deine bisherigen Belege.
• Die Überweisung selbst macht deine Bank. Die App stellt den Zahlungscode bereit, ausgelöst wird die Zahlung in deiner Banking-App. Eine vorbereitete Überweisung aus einer fremden App heraus zu übergeben, lassen die Banken aus gutem Grund nicht zu. Überweisungsvorlagen und die eigene Absender-Bankverbindung bleiben am Mac, und seine Referenznummer bekommt ein Beleg dort, wenn du ihn bestätigst.
• Endgültig löschen nur am Mac. Der Wisch legt einen Beleg in den Papierkorb, aus dem er sich jederzeit wieder herausholen lässt. Ihn für immer zu entfernen, ist zu endgültig für eine Wischgeste.
• Texterkennung nur für Bilder. Scans, Fotos und Bilder liest die App auf dem Gerät. Ein fertiges PDF kommt so in die Bibliothek, wie es ist: Steht Text darin, werden die Angaben auch daraus erkannt. Steht keiner darin, weil das PDF nur ein Foto enthält, holt ihn der Mac heraus, sobald das Dokument dort ankommt.
• Keine verschlüsselten Bibliotheken. Eine mit Passwort geschützte Bibliothek lässt sich auf dem iPhone bislang nicht öffnen, und eine neue mit Passwort legst du am Mac an.
• Kein Abgleich im Hintergrund. Die App holt Neues, wenn du sie öffnest oder die Liste herunterziehst, nicht während sie geschlossen ist.
• Teilen holt die App nach vorn. Ein geteiltes Dokument nimmt Receipts Space entgegen, indem es sich öffnet und den Beleg gleich anzeigt. Still im Hintergrund übernehmen kann es ihn noch nicht.
• Vorerst nur auf Englisch. Die deutsche Oberfläche folgt.

Voraussetzungen

• iPhone oder iPad mit iOS bzw. iPadOS 17 oder neuer
• Eine Bibliothek von Receipts Space, erreichbar über iCloud Drive oder die Dateien-App
• Für den Abgleich mit dem Mac: Receipts Space in einer aktuellen Version

Bei Fragen hilft unser Support-Team gerne weiter.